Confira algumas dicas e soluções para os condomínios facilitarem a organização e a entrega das correspondências aos moradores.

Como funciona a distribuição das correspondências no seu condomínio? O processo atual garante uma entrega rápida e com segurança aos moradores? Sua portaria e zeladoria conseguem focar nas demais atividades e responsabilidades além dos correios?

Mesmo com a digitalização e os meios eletrônicos, o volume de correios, cartas, correspondências, contas, cartões de crédito e revistas continuam significativos nos condomínios. E em vários casos, a entrega com agilidade desses materiais é de extrema importância. Portanto, organizar e definir como serão feitas essas entregas é fundamental tanto para os condôminos quanto para o síndico e os funcionários do condomínio evitarem discussões, devoluções, trocas, violações e outras dores de cabeça.

Principais desafios e modelos de organização dos correios nos condomínios

Para começar, é importante o síndico conhecer como funcionam os processos dentro do seu condomínio e o rotina dos moradores para realizar a distribuição das correspondências de forma rápida e precisa pois ninguém quer atrasar o prazo de pagamento de uma conta ou perder um documento.

Por exemplo, em condomínios menores é comum que a divisão e a distribuição de cartas sejam feitas pelo zelador ou porteiro. Em condomínios maiores, o desafio é grande pois o volume de correspondências é alto e o grau de exigência continua o mesmo: os moradores esperam receber suas correspondências no mesmo dia que chegam.  E cada condomínio define um processo para entregar suas correspondências: alguns têm uma caixa apropriada na porta do apartamento, outros preferem colocar as cartas embaixo da porta, alguns pedem para tudo ser deixado sobre o tapete principalmente quando os moradores têm cachorros que recebem as correspondências como um “brinquedo” e há condomínios que direcionam toda a distribuição na portaria.

Nesse último caso, dependendo do porte do condomínio, fica difícil para o zelador ou o porteiro sozinhos separarem, organizarem e distribuírem todas as correspondências além de manter as demais atividades. Por isso, grandes empreendimentos até contratam um funcionário encarregado apenas para esta função.

A rotina dos moradores também deve ser avaliada. Por exemplo, é comum que muitos moradores usem somente as garagens para entrar e sair do condomínio? Muitos podem voltar somente à noite e na correria deixar de passar na portaria do edifício? Dependendo do cenário e do processo, o número de encomendas e correspondências esquecidas podem aumentar e acumular.

E ainda tem o desafio de organizar as cartas registradas, telegramas ou documentos judiciais que exigem um processo diferenciado para protocolar a entrega ao responsável.

Como resolver o recebimento, a organização e a entrega dos correios?

Caixas de correios para condomínios têm sido uma solução simples, segura e econômica para vários condomínios. O condomínio define um lugar adequado e dedicado para os moradores retirarem suas correspondências quando desejarem nesses armários. Alguns armários apresentam espaços até para revistas e cartas maiores. Há condomínios que conseguem adaptar sua estrutura justamente para agilizar a entrega de material. Dessa forma, o espaço da portaria fica mais organizado e tanto o porteiro quanto o zelador ganham mais tempo para as demais atribuições. Confira alguns modelos de armários para correios AQUI.

No caso das encomendas que exigem assinatura, é necessário definir um processo para protocolo e entrega mediante assinatura no ato do recebimento. Por exemplo, estabelecer um controle com as correspondências desse tipo com protocolo para os moradores assinarem ao receberem o material que deve ser entregue em mãos – seja na unidade, na portaria ou na sala do zelador. Existem livros de controle e protocolo de recebimento disponíveis em papelarias.

É importante que todas essas regras e processos sejam estabelecidos no regimento interno do condomínio e que qualquer alteração seja votada em assembleia para conhecimento e aprovação.

Quer conhecer algumas soluções em armários para condomínios? Confira AQUI os modelos disponíveis.